Struktura rozmowy kwalifikacyjnej i powtarzalność pytań
Największe znaczenie dla kształtu i przebiegu rozmowy kwalifikacyjnej ma to kto ją prowadzi – jakie ma do tego przygotowanie (umiejętności, szkolenia), jakie doświadczenie w prowadzeniu rekrutacji i czy się przygotował do tej konkretnej rozmowy. W zależności od tego kim jesteś i na jakie stanowisko aplikujesz rozmowa może mieć nieco inny przebieg, mogą pojawić się też różne specyficzne pytania związane z branżą bądź stanowiskiem. Istnieje jednak pewna grupa pytań powtarzających się często w trakcie rozmów rekrutacyjnych niezależnie od stanowiska, branży itd. Istnieją też pewne reguły prowadzenia rozmowy. Jeśli będziesz sobie z nich zdawać sprawę to łatwo je rozpoznasz w trakcie rozmowy.
Przede wszystkim – różne są strategie, czasami nieświadomie przyjmowane przez prowadzących rozmowę. Teoretycznie należy pytać kandydatów o konkretne sytuacje z przeszłości wychodząc z założenia, że tak jak ktoś działał i reagował dawniej tak najprawdopodobniej będzie działał w przyszłości. Często jednak prowadzący każą rozpatrywać sytuacje hipotetyczne „proszę sobie wyobrazić, że…” albo „co by pan zrobił w sytuacji gdyby…”. Moim zdaniem takie stawianie pytań do niczego nie prowadzi bo ludzie mają tendencję do odpowiadania tak jak ich zdaniem powinno się w danej sytuacji zrobić a nie tak jak rzeczywiście zrobili w sytuacji podobnej.
Staram się na tej stronie opisywać sytuację pierwszą – rozmowę rozsądną z dobrymi pytaniami. Uważam, że ktoś dobrze przygotowany do odpowiedzi na pytanie „jak pan realizował swoje pomysły” da sobie radę również z pytaniem „jak pan by rozpoczął realizację swojego pomysłu gdyby nagle znalazł pan sposób na poczynienie istotnych oszczędności w firmie?”. Nie podaję tu odpowiedzi na pytania wymagające specyficznej wiedzy czy umiejętności jak choćby nieśmiertelne „proszę mi sprzedać ten długopis” pojawiające się od tysiąca lat na rekrutacjach przedstawicieli handlowych 
Dlaczego pytania na rozmowach się powtarzają?
Odpowiedź na to pytanie jest dość prosta: osoba rekrutująca chce najczęściej pozyskać pracownika jak najbardziej zbliżonego do ideału. Oczywiście można powiedzieć, że ideały są różne. Pewnie tak, ale najczęściej ideałem jest kandydat, który oprócz ewentualnych konkretnych umiejętności (programista, księgowy itd.) będzie wykazywał się wszystkimi, bądź przynajmniej niektórymi, z następujących cech: inicjatywa, umiejętność osiągania celów, umiejętności komunikacyjne, umiejętność współpracy z innymi (zwana też umiejętnością pracy w grupie), umiejętność rozwiązywania problemów (mieści się w tym zazwyczaj kreatywność czy umiejętności analityczne). Stąd też pytania ukierunkowane są często na uzyskanie odpowiedzi świadczących o posiadaniu (lub nie) przez kandydata potrzebnych cech. A że w zasadzie każda firma niezależnie od profilu i od stanowiska, na które poszukuje człowieka chce mieć ludzi wykazujących się inicjatywą, kreatywnych, umiejących osiągać postawione cele, doskonale komunikujących się i umiejących współpracować z innymi itd. to pytania badające te cechy często się powtarzają na różnych rozmowach choć niekoniecznie słowo w słowo.
Pytania mogą mieć różną formę, szerzej opisane są w punkcie „badanie cech pożądanych”. Jest też pewna grupa pytań standardowych klepanych bez opamiętania przez rekrutujących bo tak są wyszkoleni. W 99% rozmów pojawi się zapewne pytanie „opisz swój największy sukces”, „jakie masz największe zalety (bądź alternatywnie wady)” itd. Więcej o nich w zakładce „pytania standardowe”. Powtarzalność pytań ma też inny sens: pozwala na porównanie odpowiedzi udzielanych przez różnych kandydatów.
Schemat rozmowy kwalifikacyjnej
Podobnie jak w przypadku pytań – rozmowa kwalifikacyjna często jest powtarzalna również w swojej formie, nie tylko w treści. Większość szkoleń z rekrutacji przewiduje, że: prowadzący rozmowę powinien najpierw postarać się rozładować napięcie i tremę, którą z założenia kandydat na pewno ma. Stąd na początku rozmowy pojawiają się pytania zupełnie oderwane od tematu: o pogodę, o to czy nie było kłopotów z dojazdem, czy łatwo było trafić do biura czy znaleźć miejsce na parkingu. Może być jakiś lekki dowcip czy anegdota, jak w „Familiadzie” nieomalże. Może być nawiązanie do wczorajszego sukcesu naszej reprezentacji dowolnej albo nadchodzących świąt jeśli akurat jakieś nadchodzą. Rekrutujący czasami naprawdę błyskają inwencją w „rozluźnianiu atmosfery”.
Po rozluźnieniu prowadzący powinien przedstawić ile będzie trwała rozmowa (zazwyczaj powie, że 40 do 60 minut) i jaki będzie jej plan. Tu usłyszysz zazwyczaj, że najpierw dowiesz się trochę o firmie i stanowisku, potem będziesz pytany o różne rzeczy, a potem ewentualnie możesz zadać jakieś swoje pytania. Czasami najpierw jesteś pytany a dopiero potem jest prezentacja pasma sukcesów firmy i niewątpliwych walorów stanowiska. Czas na twoje pytania zawsze jest na końcu. O co będziesz pytany dowiesz się z następnych zakładek, podpowiedzi o co ty mógłbyś zapytać poszukaj w dziale „przygotowanie do rozmowy”. Po przedstawieniu planu rozmowy twój rozmówca jeszcze pewnie spyta czy wszystko jest jasne i rozpocznie sesję pytań i odpowiedzi.